A savoir...
DANS NOTRE COMMUNE DE MONCHY LAGACHE, à chaque réunion de conseil municipal, le procès verbal a toujours fait office de compte rendu, ceci est légal, car rien ne s'oppose à ce que le procès-verbal et le compte rendu soient identiques. Dans les faits, le compte-rendu de séance peut être moins détaillé que le procès verbal, et en application des articles L 2121-5 et R 2121-11 du CGCT, il doit être affiché dans la huitaine, à la porte de la mairie.
LE SECRETAIRE DE SEANCE (art. L 2121-15 du CGCT) : il appartient au conseil municipal de désigner, à chaque séance, le ou les secrétaires de séance, parmi ses membres.
Le rôle du secrétaire est de rédiger le procès-verbal de séance ; il peut, pour se faire, être assisté d'auxiliaires, pris en dehors des membres du conseil municipal, qui assistent aux séances mais ne participent pas aux délibérations.
N.B. : l'absence de toute désignation d'un secrétaire de séance n'entache pas d'illégalité les
délibérations intervenues (TA Limoges, 24 novembre 1988, Libeau c/Cne de Moulins-sur-Cephons).
LE PROCÈS-VERBAL est un document écrit, rédigé par le secrétaire de séance tout au long du déroulement de la séance et qui relate les décisions prises par le conseil municipal.
Aucune disposition du code général des collectivités territoriales (CGCT) n'impose une forme spécifique pour la rédaction du procès-verbal, le Conseil d'Etat considérant que "les conseils municipaux sont maîtres de la rédaction de leurs procèsverbaux" (CE 3 mars 1905 Papot).
Néanmoins, ce document revêt une importance certaine puisqu'il a pour fonction d'aider à la rédaction ultérieure des délibérations prises par le conseil.
Si aucun formalisme n'est imposé, il apparaît cependant essentiel que le procèsverbal comporte plusieurs mentions :
• le jour et l'heure de la séance,
• la présidence,
• les conseillers présents et le quorum
• la désignation du secrétaire de séance
• l'ordre du jour
• les opinions exprimées sur chaque point indiqué dans l'ordre du jour,
• les votes et décisions prises par le conseil.
Le conseil municipal ne peut s'exonérer de sa tenue.
Le procès-verbal est obligatoire : son caractère obligatoire est consacré par l'article L 2121-26 du CGCT, qui dispose que "toute personne physique ou morale a le droit de demander communication sur place et de prendre copie totale ou partielle des procès-verbaux du conseil municipal".
Le procès-verbal doit refléter fidèlement, à partir de notes prises en cours de séance, les débats qui ont eu lieu pendant la réunion du conseil municipal.